Čuvanje elektronskih faktura je propisano članom 15. Zakona o elektronskom fakturisanju (“Sl. glasnik RS”, br. 44/21, 129/21), koji glasi:
“(1) Elektronska faktura izdata ili primljena od strane subjekta javnog sektora čuva se trajno u sistemu elektronskih faktura.
(2) Elektronska faktura izdata i primljena od strane subjekta privatnog sektora čuva se u roku od deset godina od isteka godine u kojoj je izdata elektronska faktura.
(3) Elektronska faktura izdata i primljena od strane subjekta privatnog sektora čuva se u sistemu elektronskih faktura ili u sistemu informacionog posrednika, koji je angažovan za poslove čuvanja od strane subjekta privatnog sektora.
(4) U slučaju sprovedenog postupka stečaja, likvidacije ili prinudne likvidacije nad informacionim posrednikom, elektronske fakture koje je informacioni posrednik čuvao u ime subjekata privatnog sektora prenose se Centralnom informacionom posredniku.
(5) Verodostojnost porekla i integritet sadržine elektronske fakture obezbeđuje se od njenog izdavanja do isteka roka do kojeg postoji obaveza njenog čuvanja.
(6) Verodostojnost porekla i integritet sadržine elektronske fakture obezbeđuju se izdavanjem u formatu propisanim ovim zakonom, kao i čuvanjem u formatu pogodnom za elektronsko čuvanje dokumenta.
(7) Subjekt privatnog sektora koji je izdao, odnosno primio elektronsku fakturu može odštampati elektronsku fakturu u jednom ili više primeraka do isteka roka za obavezno čuvanje elektronskih faktura iz stava 2. ovog člana, na način koji obezbeđuje verodostojnost porekla i integritet sadržine odštampane fakture.
(8) Faktura u papirnom obliku iz stava 7. ovog člana smatra se autentičnom i posle isteka roka za obavezno čuvanje elektronskih faktura iz stava 2. ovog člana.
(9) Aktom Vlade bliže se uređuju uslovi i način čuvanja elektronskih faktura, način obezbeđivanja verodostojnosti i integriteta sadržine faktura u papirnom obliku, kao i uslovi i način stavljanja na uvid elektronskih faktura na osnovu zahteva nadležnog organa.”
Na osnovu ovog člana doneta je Uredba o uslovima i načinu čuvanja i stavljanja na uvid elektronskih faktura i načinu obezbeđivanja verodostojnosti i integriteta sadržine faktura u papirnom obliku (“Sl. glasnik RS”, br. 69/21, 132/21, 46/22). Shodno ovoj uredbi, čuvanje elektronskih faktura u sistemu elektronskih faktura od strane:
- subjekata javnog sektora, odnosno od strane subjekata privatnog sektora koji za te potrebe ne koriste sistem informacionog posrednika1
- subjekata privatnog sektora koji za te potrebe koriste sistem informacionog posrednika,
vrši se korišćenjem postupaka i tehnoloških rešenja kojima se obezbeđuje verodostojnost porekla i integriteta sadržine elektronske fakture preuzete iz sistema elektronskih faktura, uz obavezno ispunjavanje uslova i standarda informacione bezbednosti, u skladu sa propisima kojima se uređuje informaciona bezbednost, nezavisno od načina preuzimanja i formata preuzete elektronske fakture.
Čuvanje, pretraživanje i preuzimanje elektronskih faktura vrši se u skladu sa internim tehničkim uputstvom koje se objavljuje na internet stranici Ministarstva finansija i koje sadrži tehnička objašnjenja za rad u sistemu.
1. Ovi subjekti mogu pretraživati i preuzimati elektronske fakture koje se čuvaju u sistemu elektronskih faktura, a koje su oni izdali i primili.