Prilikom pretraživanja Šifarnika zanimanja, odnosno pronalaženja konkretne šifre i naziva zanimanja na osnovu opisa poslova i zadataka radnog mesta, preporučuje se upotreba Priručnika za primenu Jedinstvenog kodeksa šifara za unošenje i šifriranje podataka u evidencijama u oblasti rada (Struktura klasifikacionih celina, Spisak zanimanja prema azbučnom redosledu, kao i Opisi grupa zanimanja i Primena šifarnika).
Napominjemo da naziv radnog mesta i zanimanja nije i ne mora biti identičan, samim tim što poslovi više radnih mesta mogu biti sadržani u jednom zanimanju. To znači da je neophodno pronaći šifru i naziv zanimanja koje u najvećoj meri odgovara poslovima i zadacima koji se najčešće obavljaju na radnom mestu. U tom smislu, ako se poslovi posmatranog radnog mesta ne nalaze direktno u nekom od zanimanja sadržanih u Šifarniku zanimanja, pretraživanje treba proširiti na ponuđena srodna ili približna zanimanja iz Šifarnika.
Ukoliko se nakon izvršenog pretraživanja zaključi da u Šifarniku zanimanja ne postoji adekvatno zanimanje koje obuhvata poslove posmatranog radnog mesta, postoji mogućnost privremenog šifriranja korišćenjem neke šifre i naziva zanimanja prema srodnosti (prema predmetu rada, prema pripadnosti skupini zanimanja i slično).
U cilju evidentiranja tj. dodavanja zanimanja koje zaista odražava prirodu i sadržaj poslova konkretnog radnog mesta, postoji mogućnost da poslodavac podnese predlog za dopunu Šifarnika zanimanja, kao u tački 4.3. Priručnika, Praćenje primene i ažuriranje Šifarnika zanimanja.